Cómo Maximizar Tu Tiempo a lo Largo del Día

Texto: Davidcantone.com, 18 de Septiembre del 2014.

Hola de nuevo,

Muchas personas me comentan que uno de los mayores obstáculos que se encuentran a la hora de montar un negocio y hacerlo crecer es la falta de tiempo. 

Es decir, incluso por delante de preocupaciones como la falta de recursos o de conocimientos está el problema de la falta de tiempo. El tiempo es el mismo para todos nosotros: 24 horas al día. 

Todos tenemos condicionantes que determinan cuanto tiempo tenemos realmente disponible para dedicar a nuestro negocio.

Sea como sea eso es normal y no es excusa para que no saquemos adelante nuestros proyectos.

Sean 8, 4 o 1 hora al día, tenemos que exprimir ese tiempo al máximo y sacarle todo el jugo posible. Así todos los días.

Cómo sé que te preocupa la falta de tiempo voy a darte 5 consejos prácticos para maximizar el tiempo de que dispones.

1. Planifica Tu Día Antes de que Empiece 

Este es un consejo muy fácil de aplicar y súper efectivo a la hora de ahorrarte tiempo y preocupaciones.

Lo único que tienes que hacer es buscar un ratito (entre 3 y 15 minutos max.) antes de empezar el día, sentarte con una hoja (o cualquier dispositivo electrónico que uses al efecto ) y anotar todo lo que tengas pensado hacer en cuanto a trabajo productivo a lo largo del día.

Un consejo, no quieras hacer demasiadas cosas en un día.

Tendemos a pensar que un día da para mucho y no es así. Lo que importa es el trabajo constante y la suma de resultados de un día tras otro y no lo que puedas hacer en un sólo día.

Además, si pones la expectativas muy altas y no las cumples te deprimirás por quedarte a medias. Yo rara vez me asigno más de 3 o 4 tareas al día, siendo lo más común 1 o 2 tareas.

Un truco: cuando llegue la noche y estés ya descansando del día de trabajo, vuelve a la hoja de tareas y mira a ver que tal te ha ido.

Ahora tienes una visión más certera de lo que realmente puedes hacer en un día. Ahora piensa por un par de minutos lo que deberías poner mañana en la hoja.

Este ejercicio tan sólo te llevará 15 minutos como máximo por la mañana y 2 por la noche. 17 minutos que se traducirán automáticamente en una hoja de ruta que podrás seguir con

facilidad a lo largo del día.

2. Ten Siempre Un Calendario a la Vista con las Fechas Límite de Entrega o Fin de Proyecto

¿Te has dado cuenta que cuando te dicen que has de entregar un trabajo X día, a pesar de creer que no podrás cumplir con el encargo, llegado ese día el trabajo está hecho? Curiosamente, como dispones de poco tiempo para terminar ese encargo te centras en lo imprescindible y el resultado final es incluso mejor que el que habrías conseguido de haber tenido más tiempo para llevarlo a cabo.

Esto lo explica la Ley de Parkinson: "La cantidad de tiempo de que dispones para llevar a cabo una tarea es precisamente el tiempo que te llevará terminar la tarea".  

Si no nos marcamos una fecha tope alargaremos un proyecto en el tiempo de forma innecesaria. Marca en un calendario un día de entrega que sea realista (pero exigente) y haz todo lo posible para tenerlo acabado para entonces. Esfuérzate por terminarlo, con mejor o peor resultado, en la fecha prevista. 

Llegado el día deja el material como esté y dedícate a editarlo o a retocar los detalles hasta que ahora sí esté acabado del todo.

Es importante que el calendario con las fechas límite estén a la vista, por ejemplo en el escritorio donde pases la mayor parte del día trabajando, o bien utiliza como página de inicio el calendario de Google. Si esas fechas no las ves cada día te servirán de muy poco, pues las olvidarás o pasarás de ellas.

3. La Bandeja de las Tareas Entrantes

Este consejo tiene mucho que ver con el hecho de vivir y trabajar de forma reactiva, esto es, actuar por reacción a lo que otros hagan o nos pidan; o bien, vivir y trabajar de forma activa o con intención, esto es, decidir uno mismo qué hacer y cuando hacerlo en base a lo que hayamos decidido en nuestra planificación del día (punto núm. 1).

Este tercer punto consiste en que toda tarea entrante, que tú no hayas planeado hacer, tienes que cogerla, guardarla y hacerla en otro momento del día junto a tus otras tareas entrantes.

Ahora haces lo que tienes previsto hacer a pesar de que te pidan hacer otra cosa. Llegado el momento coges todas las tareas entrantes y las haces una a una. Incluso las puedes hacer todas otro día. Eso ya dependerá de la naturaleza de las tareas entrantes. Obviamente, si la cosa es urgente de verdad la haces. Pero rara vez algo es urgente de verdad.

4. Acaba con las Distracciones Antes de que Estas Acaben Contigo

No nos engañemos. Vivimos en la era de las distracciones. Si no ponemos coto a las distracciones que nos asaltan a lo largo del día corremos el riesgo de no producir nada de valor en mucho tiempo. El trabajo que realmente importa para tu negocio lleva tiempo y concentración.

Las distracciones se alimentan precisamente de tu tiempo y de tu concentración. Es por eso que hemos de hacer un especial esfuerzo en tratar de aislarnos de todo ese ruido. ¿Cómo?

·       Si puedes pon el móvil en silencio cuando estés trabajando. Ya devolverás las llamadas luego si es necesario. Puedes recomendar a la gente que contacten contigo por otras vías menos intrusivas que el teléfono, como el email, Facebook, Twitter, etc. La gente se acostumbrará a llamarte sólo en casos excepcionales y/o que requieran de tu atención de forma urgente.

·       El correo electrónico sólo lo deberías consultar en momentos puntuales del día. Yo, por ejemplo, a pesar de recibir bastantes correos, no lo miro más de 2 veces al día. Rara vez hay algo realmente urgente que no pueda esperar unas horas.

·       Twitter, Facebook, Youtube, Linkedin y cualquier otra página de social media debe de usarse con mesura. Lo mismo, reserva una porción concreta de tu día para dedicarle a estas redes sociales. Si para ti es importante tener una presencia constante en las redes sociales a lo largo del día, existen programas o servicios online que te permiten programar el envío de tus mensajes a Twitter, Facebook y Linkedin. Timely y TweetDeck son gratis y te permiten mandar mensajes programados a estas redes sociales.

 5. Simplemente Haz Hueco Donde Ahora No Lo Hay

Sé drástico. Piensa en las cosas que haces durante el día que consumen tu tiempo. ¿Cuáles no son realmente necesarias para que tú seas feliz? Elimina de tu vida todo lo innecesario. O bien, reduce el tiempo que les dedicas.

Yo por ejemplo he eliminado de mi vida la TV (a excepción de Los Simpsons cuando puedo y algún partido suelto) y la radio; he limitado el número de películas que veo a la semana; no juego a consolas; sólo leo libros que sé de antemano que me van a aportar mucho valor; etc.

Ahora piensa qué cosas a las que dedicas tu tiempo puedes eliminar de tu vida o bien reducir el tiempo que pasas con ellas.

El tiempo es oro y si algo quieres algo has de sacrificar. Nadie dijo que montar un negocio rentable fuera fácil. Si no tienes tiempo simplifica tu vida al máximo eliminando todo lo superfluo. Hazlo y habrás ganado más tiempo para dedicar a las cosas que realmente te importan.

El tiempo no espera y las cosas no se hacen por arte de magia. Haz hueco en tu vida para lo que realmente te importa.